• Finance and Grants Manager

    Job Locations BI-Bujumbura
    Posted Date 1 month ago(11/6/2019 9:01 AM)
    Job ID
    2019-1317
    # of Openings
    1
    Category
    Program/Project
  • PACT Overview

    At the heart of Pact is the promise of a better tomorrow. A nonprofit international development organization founded in 1971, Pact works on the ground in nearly 40 countries to improve the lives of those who are challenged by poverty and marginalization. We serve these communities because we envision a world where everyone owns their future. To do this, we build systemic solutions in partnership with local organizations, businesses, and governments that create sustainable and resilient communities where those we serve are heard, capable, and vibrant. Pact is a recognized global leader in international development. Our staff have a range of expertise in areas including public health, capacity development, governance and civil society, natural resource management, poverty, fragile states, monitoring and evaluation, small-scale and artisanal mining, microfinance and more. This expertise is combined in Pact’s unique integrated approach, which focuses on systemic changes needed to improve people’s lives.

    Department

    Program Delivery (PDEL) - Pact exists to help create a world where those who are poor and marginalized exercise their voice, build their own solutions, and take ownership of their future. The Program Delivery Team, contributes to realizing this purpose by: Forging smart partnerships and treating all people with dignity and respect; Applying organizational policies and regulatory compliance appropriately and consistently; Facilitating team spirit among colleagues and promoting the organization through communications; Influencing decision makers through focused, relevant communications; Continually striving to learn and share knowledge and find small ways to make the workplace more enjoyable for all; Cultivating and harvesting innovation; Contributing to the organization’s ability to think and act strategically at all times; Inspiring and spreading our desired organizational culture across the global enterprise.

    Position Overview

    Pact is recruiting a Finance and Grants Manager for the ACHIEVE Burundi program. ACHIEVE is a five-year, USAID-funded global cooperative agreement with the dual objectives of attaining and sustaining HIV epidemic control among at-risk and hard to reach pregnant and breastfeeding (PBF) women, infants, children, and youth, as well as to mitigate the impact of HIV/ AIDS and prevent HIV transmission among these populations; and supporting the transition of prime funding and implementation to capable local partners in order to meet the PEPFAR goal of 70% of funding to local partners. In Burundi, ACHIEVE will provide case management and mentorship services to vulnerable adolescent girls and young women (AGYW), aimed at HIV prevention and facilitating access to HIV care and treatment for those that are HIV positive.   The program will provide capacity development support for local implementing partners to design, implement and track services received in accordance with PEPFAR requirements at the community level.  The program will also provide capacity development support for local prime implementers of USAID PEPFAR orphans and vulnerable children (OVC) and gender-based violence projects.   

     

    Reporting to the ACHIEVE Burundi Project Director, the Finance and Grants Manager is responsible for overall financial management of the project and grants management and administration. The Finance and Grants Manager will monitor use of financial resources, expenditures, and preparation of financial reports. S/he will oversee all aspects related to the management of subgrants. This will require close collaboration with Pact HQ to ensure compliance with Pact and funder guidelines. S/he will ensure implementation of financial and grants policies are in line with USG regulations and Pact policies.

     

    Pact recrute un Directeur financier et des subventions pour le programme ACHIEVE Burundi. ACHIEVE est un accord de coopération mondial de cinq ans financé par l'USAID qui a deux objectifs : atteindre et maintenir un niveau de contrôle de l'épidémie du VIH chez les femmes enceintes et allaitantes, les nourrissons, les enfants et les jeunes à risque et qui sont difficiles à atteindre, de manière à atténuer l'impact du VIH/sida et prévenir sa transmission chez ces populations ; et soutenir la transition du financement de base et de la mise en œuvre vers des partenaires locaux compétents afin d'atteindre l'objectif du PEPFAR de 70 % du financement aux partenaires locaux. Au Burundi, ACHIEVE fournira des services de gestion de cas et de mentorat aux adolescentes et jeunes femmes (AGYW) vulnérables, dans le but de prévenir le VIH et de faciliter l'accès aux soins et au traitement du VIH pour celles qui sont séropositives.   Le programme fournira un appui au renforcement des capacités des partenaires locaux de mise en œuvre dans le cadre de la conception, de la mise en œuvre et du suivi des services reçus conformément aux exigences du PEPFAR à l'échelle communautaire.  Le programme fournira également un appui au renforcement des capacités des principaux responsables locaux de la mise en œuvre des projets PEPFAR de l'USAID portant sur les orphelins et enfants vulnérables (OEV) et la violence sexiste.  

     

    Relevant du Directeur de projet ACHIEVE Burundi, le Directeur financier et des subventions est responsable de la gestion financière globale du projet et de la gestion et de l'administration des subventions. Le Directeur financier et des subventions surveillera l'utilisation des ressources financières, les dépenses et la préparation des rapports financiers. Il/elle supervisera tous les aspects liés à la gestion des sous-subventions. Cela nécessitera une collaboration étroite avec le siège de Pact pour assurer le respect des lignes directrices de Pact et des donateurs. Il/elle veillera à ce que la mise en œuvre des politiques financières et de subventions soit conforme aux règlements du Gouvernement des États-Unis et aux politiques de Pact.

     

    Key Responsibilities

     

     

    • Develop contract documents in compliance with funder requirements, using Pact standard templates and working closely with Pact HQ Agreement Management to execute quality subawards;
    • Administer the full cycle of subaward management activities, from planning through selection, pre-award assessment, negotiation, monitoring / compliance visits, and closeout;
    • Use Pact’s subaward management system (Salesforce) and accounting system (Serenic Navigator) for subaward issuance and management. Ensure that all required documentation is available and stored as per Pact policy;
    • Oversee budget management of project’s subaward pool and ensure accurate and timely disbursement and liquidation of subaward expenses;
    • Ensure timely training of subgrantees, contractors, and Pact staff to understand and comply fully with funder requirements. Develop training materials and carry out regular trainings with partners;
    • Ensure that project systems for grants are maintained and that regular reports are provided to Pact headquarters or to the funder as required;
    • Support closeout of awards, including preparation of final inventories, property disposition, etc;
    • Work with project staff to ensure that implementation of grants and contracts follows donor requirements;
    • Lead the development of policies, guidelines, and criteria for the management of project finances and sub-grants in accordance with Pact standards and USAID regulations;
    • In collaboration with Pact HQ-staff and Pact Burundi staff, prepare and submit financial reports and cash requests;
    • Work closely with Pact HQ to ensure compliance and effective and proactive fiscal management of ACHIEVE Burundi;
    • Support ACHIEVE Burundi buy-in workplan and budget development;
    • Support the technical team in providing or organizing financial and operations management to local partners as related to project activity plans;
    • Support project reporting, including semi-annual reports;
    • Coordinate review of financial and audit reports; and
    • Perform other duties as assigned.

     

    • Élaborer les documents contractuels en conformité avec les exigences des bailleurs de fonds, en utilisant les modèles standard de Pact et en travaillant en étroite collaboration avec le responsable de la gestion des accords au siège de Pact pour exécuter des sous-attributions de qualité ;
    • Gérer le cycle complet des activités de gestion des sous-attributions, de la planification à la sélection, en passant par l'évaluation préalable à l'attribution, la négociation, les visites de surveillance et de conformité, et la clôture ;
    • Utiliser le système de gestion des sous-attributions de Pact (Salesforce) et le système comptable (Serenic Navigator) pour la délivrance et la gestion des sous-attributions. S'assurer que toute la documentation requise est disponible et conservée conformément à la politique de Pact ;
    • Superviser la gestion du budget du fonds commun des sous-attributions du projet et s'assurer de l'exactitude et du caractère opportun du déboursement et de la liquidation des dépenses des sous-attributions ;
    • Veiller à ce que les sous-bénéficiaires, les entrepreneurs et le personnel de Pact reçoivent une formation en temps opportun pour comprendre les exigences des bailleurs de fonds et s'y conformer pleinement. Élaborer un matériel de formation et organiser régulièrement des formations avec les partenaires ;
    • S'assurer que les systèmes de projets pour les subventions sont maintenus et que des rapports réguliers sont présentés au siège de Pact ou au bailleur de fonds, au besoin ;
    • Appuyer la clôture des attributions, y compris la préparation des inventaires finaux, l'aliénation des biens, etc ;
    • Travailler avec le personnel du projet pour s'assurer que la mise en œuvre des subventions et des contrats respecte les exigences des bailleurs de fonds ;
    • ·       Diriger l'élaboration de politiques, de lignes directrices et de critères pour la gestion des finances et des sous-subventions des projets conformément aux normes de Pact et aux règlements de l'USAID ;
    • ·       En collaboration avec le personnel du siège de Pact et le personnel de Pact Burundi, préparer et soumettre des rapports financiers et des demandes de liquidités ;
    • ·       Travailler en étroite collaboration avec le siège de Pact pour assurer la conformité et une gestion fiscale efficace et proactive d'ACHIEVE Burundi ;
    • ·       Soutenir le plan de travail et l'élaboration du budget d'ACHIEVE Burundi ;
    • ·       Soutenir l'équipe technique dans la fourniture ou l'organisation de la gestion financière et opérationnelle aux partenaires locaux dans le cadre des plans d'activités du projet ;
    • ·       Appuyer l'élaboration de rapports sur les projets, notamment les rapports semestriels ;
    • ·       Coordonner l'examen des rapports financiers et d'audit
    • ·       Effectuer les autres tâches qui lui sont assignées.

    Basic Requirements

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      • Master’s degree in a related field, such as international development, business administration, finance, or accounting;
      • At least 7 years’ experience of relevant experience;
      • Experience with USG project management and managing the finances of USAID-funded programs;
      • Experience assessing the responsibility and grant-worthiness of organizations through financial statements, audits, and other documentation presented in a proposal or in support of an award;
      • Experience drafting and managing performance-based subawards; and
      • Strong interpersonal (verbal and written) communication skills.

       

       

      • Master dans un domaine connexe, comme le développement international, l'administration des affaires, les finances ou la comptabilité ;
      • Au moins 7 ans d'expérience pertinente ;
      • Expérience en matière de gestion de projets du Gouvernement des États-Unis et de gestion des finances des programmes financés par l'USAID ;
      • Expérience en matière d'évaluation de la responsabilité et du mérite des organismes à recevoir des subventions au moyen d'états financiers, d'audit et d'autres documents présentés dans une proposition ou à l'appui d'une subvention ;
      • Expérience en matière de rédaction et de gestion des sous-attributions fondées sur le rendement ; et
      • Compétences solides en communication interpersonnelle (verbale et écrite).

       

    Preferred Qualifications

     

     

    • Professional-level English language skills (written and oral).
    • Compétences professionnelles en anglais (écrit et oral)

     

    Options

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